L’investigazione privata nei rapporti di lavoro tra normativa privacy e giurisprudenza

Il diritto del lavoro si caratterizza per essere una branca del diritto civile che deroga, per molte fattispecie, alla regola generale che attribuisce ad un determinato soggetto l’onere di dimostrare gli elementi di fatto che provocano la lesione/esistenza di un diritto, prevista per la generalità dei rapporti contrattuali.

Invero, l’onere di dimostrare la negligenza, l’imprudenza o l’imperizia del proprio lavoratore, se non addirittura la commissione di vere e proprie condotte illecite perpetrate da quest’ultimo, sono interamente in capo al datore di lavoro, il quale potrebbe non disporre di prove sufficienti per contestare alcun addebito.

È in questi casi che può risultare necessario affidarsi ad agenzie investigative, professionisti in grado di raccogliere il materiale probatorio necessario a comprovare i conseguenti addebiti. Ma siamo sicuri che si possa ricorrere a tali professionisti in maniera indiscriminata e in assenza di adeguate garanzie?

Vediamolo insieme.

Introduzione

Esistono determinati illeciti nell’ambito del rapporto di lavoro che vengono consumati all’esterno dei locali aziendali, sfuggendo completamente dalla possibilità di essere rintracciati direttamente dal datore di lavoro ovvero dai suoi preposti.

Da qui nasce l’esigenza di affidarsi ad agenzie investigative, professionisti che offrono servizi di ricerca e raccolta di informazioni in virtù di una specifica licenza prefettizia che deve essere rinnovata periodicamente secondo le disposizioni della relativa prefettura.

Solo i soggetti dotati di tale licenza possono condurre indagini private per conto di terzi dietro compenso, tant’è vero che, in assenza di tale licenza, tutte le prove raccolte sono inutilizzabili in sede disciplinare e processuale, costituendo il primo presupposto per effettuare questo tipo di controllo in maniera lecita.

Sfortunatamente o fortunatamente a seconda dei casi, il possesso di una licenza in corso di validità è solo una dei molteplici requisiti che legittimano il controllo tramite agenzie investigative.

Ecco allora che di seguito sono descritti i restanti adempimenti:

Presupposti per ricorrere all’agenzia investigativa

I presupposti necessari per poter ricorrere all’attività di un agente investigativo nei confronti di propri dipendenti sono i medesimi previsti per i cd. controlli difensivi in senso stretto. Di tali controlli, che non soggiacciono alle garanzie previste dagli artt. 2, 3 e 4 dello Statuto dei lavoratori, ne abbiamo approfonditamente parlato all’interno del nostro articolo I controlli difensivi datoriali: limiti, condizioni e buone prassi con riferimento ai controlli tecnologici e che vi invitiamo a riprendere per una disamina più chiara dell’istituto.

Per ciò che rileva in questa sede, sinteticamente, i presupposti fondamentali sono essenzialmente due:

1. Il fondato sospetto che determinati dipendenti commettano degli illeciti rilevanti non solo sul piano disciplinare;
2. Che tali illeciti possano pregiudicare il patrimonio materiale o immateriale dell’azienda, rendendo necessario il controllo e la conseguente adozione degli appropriati provvedimenti disciplinari e risarcitori in sede processuale.

Come anche recentemente affermato dalla Corte di Cassazione (sentenza n.30821/2025):

In tema di controlli a distanza dell’attività dei lavoratori, rientra nei poteri del datore di lavoro avvalersi di agenzie investigative, ove l’attività di indagine sia esercitata in luoghi pubblici e sia diretta […] ad accertare comportamenti illeciti del lavoratore, suscettibili di rilievo penale o, comunque, idonei a raggirare il datore di lavoro e a ledere il patrimonio aziendale ovvero l’immagine e la reputazione dell’azienda all’esterno.

Per facilitarne la comprensione, ecco di seguito una carrellata di presupposti che hanno giustificato il ricorso ad agenzie investigative:

Esempi di presupposti legittimi

Caso della falsa attestazione degli orari di lavoro

La Corte di Cass. (sentenza n.24564/2025) ha ritenuto legittimo l’utilizzo di un’agenzia investigativa da parte datoriale per dimostrare che un determinato lavoratore stesse attestando falsamente l’effettivo orario di lavoro svolto tramite il device in sua dotazione, recandosi in luoghi estranei alle attività che avrebbe dovuto svolgere e rimanendo più volte immotivatamente inoperoso all’interno della vettura aziendale concessa in uso.

L’attività dell’agenzia investigativa è stata ritenuta legittima sia perché le condotte poste in essere dal dipendente sono illecite e direttamente lesive del patrimonio aziendale, in quanto idonee ad integrare il reato di truffa ai danni del datore di lavoro in ragione del pagamento di retribuzioni e benefits non dovuti, ma anche perché parte datoriale è stata in grado di dimostrare l’esistenza di un fondato sospetto che giustificasse e rendesse necessario questo tipo di controllo.

In particolare, i fatti che hanno generato il fondato sospetto sono stati provati mediante le evidenti incongruenze riscontrate nel rendimento specifico del dipendente, in termini di media giornaliera di visite, in confronto a quello degli altri dipendenti appartenenti al gruppo “letturisti”.

Casi di illegittimo utilizzo di permessi retribuiti

La Corte di Cass. (sentenza n.2157/2025) ha ritenuto legittimo il controllo tramite investigatori finalizzato a verificare comportamenti che possano configurare ipotesi penalmente rilevanti od integrare attività fraudolente, come nel caso di controllo finalizzato all’accertamento dell’utilizzo dei permessi previsti dalla legge n. 104 del 1992.

Con analoga motivazione, la Corte di Cass. (sentenza n.29135/2024) ha ritenuto legittimo il controllo tramite investigatori al fine di verificare che durante la fruizione dei permessi sindacali il lavoratore ponga in essere attività legate all’incarico ricoperto.

Secondo la Corte, infatti, non sussiste la violazione della privacy del lavoratore perché il controllo è stato effettuato in luoghi pubblici e finalizzato ad accertare le cause effettive della richiesta di permessi sindacali.

Limiti invalicabili

Lasciando per un momento sullo sfondo quelle che sono le prescrizioni derivanti dalla normativa privacy (su cui torneremo nel prossimo paragrafo), vediamo ora cosa è assolutamente proibito dalla normativa di stampo prettamente giuslavoristico.

In questo contesto ci viene in aiuto la già citata sentenza n.2157/2025 della Corte di Cass. In tale sentenza i giudici ermellini ci chiariscono come il controllo di terzi, sia quello di guardie particolari giurate così come di addetti di un’agenzia investigativa, non possa mai riguardare, in nessun caso, né l’adempimento, né l’inadempimento dell’obbligazione contrattuale del lavoratore di prestare la propria opera.

Infatti, come anche ribadito nella sentenza n. 8707/2025 della Corte di Cass.: la vigilanza dell’attività lavorativa vera e propria è riservata, ai sensi dell’art. 3 dello Statuto dei Lavoratori, direttamente al datore di lavoro e ai suoi collaboratori.

Non è quindi possibile ricorrere ad agenzie investigative esclusivamente per verificare il corretto espletamento delle mansioni di un proprio dipendente, poiché il suddetto intervento deve limitarsi agli atti illeciti del lavoratore che siano lesivi del patrimonio aziendale.

L’atto di incarico e le modalità operative

Dal punto di vista della normativa privacy, oltre all’osservanza dei principi previsti dal GDPR e che riguardano la materiale attività dell’agente investigativo in qualità di titolare del trattamento, la norma più interessante per un datore di lavoro è sicuramente l’art. 2 quater del d.lgs. n. 196/2003 che richiama le Regole Deontologiche emanate appositamente dal Garante Privacy.

Tali Regole Deontologiche prevedono, all’articolo 8 comma 3, che l’incarico all’investigatore debba essere conferito per iscritto e deve contenere:

1. L’indicazione specifica del diritto che si intende esercitare in sede giudiziaria;
2. I principali elementi di fatto che giustificano l’investigazione, cioè, quegli elementi che rendono l’ingerenza nella sfera di riservatezza altrui corroborata dall’esigenza di sottoporre a verifica il sospetto, motivato da circostanze concrete preventivamente indicate, che un dipendente stia ponendo in essere condotte lesive degli interessi dell’azienda.

Inoltre, come indicato dalla giurisprudenza, è bene anche indicare le generalità del lavoratore oggetto di indagine e del termine di svolgimento dell’incarico, con riferimento alla fattispecie concreta.

In ultima analisi quindi, Il mandato non deve essere generico ed esplorativo poiché si commetterebbe un’invasione della privacy generalizzata e non limitata agli scopi perseguiti, con il rischio non solo di ricevere sanzioni amministrative dall’Autorità Garante ma anche di subire forti impatti negativi all’interno del relativo processo civile, come spiegato di seguito.

Valore probatorio e conseguenze in caso di inosservanza della normativa

Il già citato art. 2 quater del d.lgs. 196/2003 (c.d. Codice Privacy), prevede al comma 4 che il rispetto delle disposizioni contenute nelle Regole Deontologiche costituiscono condizione essenziale per la liceità e la correttezza del trattamento dei dati personali.

La Corte d’Appello Perugia (sentenza n.100/2025), nell’ambito di una controversia che ha investito il giudizio di legittimità dei controlli effettuati da una agenzia investigativa preordinata a verificare l’effettivo stato di malattia di un lavoratore, ci offre un interessante interpretazione di tale norma (tenuto conto anche del dispositivo di cui all’art. 2-decies del Codice Privacy), precisando che: laddove tale attività investigativa sia condotta in violazione delle norme imperative che la regolano, essa vada ritenuta puramente e semplicemente vietata con conseguente inutilizzabilità sul piano processuale del materiale probatorio emerso da tale attività.

In questo caso il datore aveva omesso di conferire un mandato scritto all’agente investigativo, essendo solo presente un generico “preventivo di spesa per indagini investigative” senza alcuna specificazione degli elementi previsti dalle Regole Deontologiche.

In buona sostanza, secondo la Corte, la violazione dei codici deontologici relativi al trattamento dei dati personali, di cui al d.lgs. n. 196 del 2003, comporta, in relazione al processo civile, ad un’inutilizzabilità dei dati raccolti, determinando così, per il datore di lavoro, l’impossibilità di avvalersi dei predetti dati ai fini di una contestazione disciplinare e poi di produrli in giudizio come mezzo di prova e, per il giudice, il divieto di porli a fondamento della sua decisione.

Conclusioni e orientamenti operativi

Come avrete capito, la scelta di affidarsi ad agenzie investigative deve essere attentamente valutata per comprendere innanzitutto se si è in grado di dimostrare l’esistenza dei presupposti che ne legittimano il ricorso.

Tale valutazione, che noi consigliamo sempre di trascrivere in un apposito documento avente data certa per il rispetto del principio di accountability e che deve essere comunque ispirata ai principi di cui all’art. 5 del GDPR, non è però sufficiente a garantire la legittimità dell’attività investigativa.

Difatti, al di là delle concrete modalità di esecuzione delle attività di investigazione che sono interamente demandate all’investigatore in qualità di titolare del trattamento, il datore di lavoro deve avere cura di redigere correttamente il mandato investigativo al fine di utilizzare il report finale, l’eventuale testimonianza degli investigatori e ogni altro dato rilevato da predetta attività, sia in sede disciplinare che processuale.

In sintesi, quindi, diffidate dai “modelli-tipo” di incarico che consentono di svolgere generiche indagini su tutti i lavoratori, poiché i rischi a cui si va incontro sono molto più ingenti di quanto possa essere dispendioso l’investimento in un atto di incarico redatto con l’osservanza delle regole deontologiche e dell’orientamento della giurisprudenza di settore.