Nell’era della dematerializzazione, la conservazione dei documenti digitali rappresenta la fase cruciale di un efficace processo di gestione documentale. Nel tempo si sono avvicendate diverse normative che hanno reso non semplice alle Aziende orientarsi per capire cosa è obbligatorio e cosa è opportuno. Proviamo a fare chiarezza, evidenziando le cose essenziali da sapere per impostare un processo documentale interno a prova di legge.
Indice
Cos’è la conservazione digitale?
La conservazione digitale dei documenti informatici (anche conosciuta come conservazione sostitutiva) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale. Se il documento è interamente “nativo digitale” consente di conservarlo mantenendone i requisiti di legalità richiesti.
Quando un documento conservato ha “pieno valore legale”?
La conservazione dei documenti informatici è disciplinata dall’art. 44 Codice dell’Amministrazione Digitale (di seguito CAD) e dalle Linee Guida Agid.
“…il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.”
La conservazione digitale a norma, quindi,
è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, garantendo nel tempo la validità legale dei documenti e attestandone autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità.
Normalmente, la conservazione di documenti digitali si distingue dall’archiviazione documentale. Quest’ultima consiste nella sola la memorizzazione di un documento (già digitale o scansionato) su un supporto idoneo, mentre la conservazione è un processo normato che assicura al documento informatico la piena validità legale e la fruibilità nel tempo.
Quali documenti devono essere conservati digitalmente?
Per le Aziende private, non tutti i documenti devono essere inviati al sistema di “conservazione” a norma di cui si è detto sopra.
Se la legge prescrive obblighi di conservazione, allora questa deve avvenire nel rispetto dei requisiti dell’art. 44 CAD. Ma, la normativa è tutt’altro che unanime. Partiamo dalle certezze. Non ci sono dubbi, per esempio che le fatture elettroniche vadano poste in conservazione.
Per i registri contabili, viceversa, non è previsto un obbligo per le Aziende. Resta inteso, però, che a discrezione dell’Azienda qualsiasi documento prodotto può essere inviato in conservazione. Molte aziende, per esempio, hanno scelto di inviare in conservazione anche i Registri contabili, Iva e inventario.
Il vantaggio è evidente: in caso di ispezione o di contestazione i documenti così conservati saranno certamente legalmente validi.
Per quanto tempo devo/posso conservare i documenti digitali?
Ovviamente il tempo di conservazione di un documento varia a seconda del documento stesso.
Nelle pubbliche amministrazioni spesso ritroviamo un “Massimario di selezione e scarto” che è lo strumento archivistico deputato all’identificazione dei documenti ritenuti rilevanti, e quindi destinati alla conservazione e i documenti da avviare allo scarto.
Lo scarto, quindi, è l’operazione con cui vengono eliminati quei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridica o amministrativa e che, allo stesso tempo, non sono considerati di rilevanza tale da renderne opportuna la conservazione illimitata. Tale eliminazione si rende necessaria per una ordinata tenuta dell’archivio che eviti l’accumulo di masse di documentazione effimera.
Come la conservazione, anche lo scarto ha bisogno di trovare una solida base in procedure e protocolli che definiscano i criteri da seguire. La prima regola da definire riguarda i tempi di conservazione per ciascuna tipologia di documento. Ad esempio, per le fattura il tempo di riferimento sarà dieci anni.
Lo scarto però potrebbe anche eseguirsi con la realizzazione di una copia conforme dell’archivio di documenti, anzi tecnicamente la richiesta di un “pacchetto di distribuzione”, che poi potrebbe essere conservato in un archivio interno.
L’esigenza di stabilire una procedura di scarto è strettamente connessa alla necessità di bilanciare i costi della conservazione ai sensi dell’articolo 44 CAD, conservando solo i documenti necessari.
Il Responsabile della Conservazione e il Conservatore sono soggetti equivalenti?
Il Responsabile della conservazione è una delle figure centrali del processo di conservazione e obbligatorio dal gennaio 2022.
[Per ulteriori approfondimenti ved. Chi è il Responsabile della conservazione digitale?]
Il Responsabile della conservazione è colui che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Il ruolo può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica e svolge funzioni di Governance rispetto al processo di conservazione, facendo verifiche e monitorando la correttezza dei flussi.
Diverso dal Responsabile della Conservazione è il Conservatore o il Responsabile del servizio di conservazione. Si tratta del fornitore del servizio di conservazione a cui l’Azienda (Produttore dei documenti) affida i documenti informatici per conservarli. Per sintetizzare: è il fornitore che conserva e custodisce i documento, garantendo i principi dell’articolo 44 del CAD.
A cosa serve il Manuale della Conservazione?
Sino a gennaio 2022 il Manuale della Conservazione era un adempimenti a carico del Conservatore. Ora, invece, è stabilito che tutti le organizzazioni, pubbliche e private, devono avere il loro Manuale di Conservazione in modalità digitale, anche se hanno affidato il servizio a un fornitore esterno.
Il manuale della conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente:
l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Si tratta, in sintesi di un è un vero e proprio manuale di istruzioni su quello che è il processo di conservazione in ogni sua fase.
Glossario essenziale del sistema di conservazione di documenti digitali
Ci sono alcuni concetti e termini la cui definizione è fondamentale per impostare un sistema di conservazione, ma anche per comprendere le terminologie dei soggetti coinvolti. Di seguito i principali, ma si rinvia all’Allegato delle Linee Guida Agid per tutti i termini completi.
