Oramai all’interno delle aziende la formazione e gestione di archivi digitali di documenti sono diventati la regola. Mentre, gli archivi cartacei diminuiscono progressivamente. Non sempre le aziende si preoccupano delle regole da rispettare affinché quegli archivi siano “legalmente” validi. Non solo, ad oggi poche sono le aziende che si sono preoccupate di individuare il Responsabile della Conservazione e di redigere un Manuale della conservazione.
Andiamo con ordine e proviamo a dare qualche utile indicazione per iniziare o correggere un percorso di dematerializzazione a prova di legge.
Indice
Fonti normative
I principi di conservazione digitale dei documenti e le sue modalità sono accuratamente regolamentati nell’articolo 44 del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale – e dalle norme dell’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale). Ed è proprio il documento dell’Agid,” linee_guida_sul_documento_informatico“ ad oggi il riferimento cardine per le regole del documento digitale.
All’interno delle Linee guida è condensata, in un unicum normativo, l’organizzazione necessaria per affrontare i processi di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici – tutti processi che abilitano la trasformazione digitale.
Fra gli obblighi previsti: nomina della figura del Responsabile della conservazione; redazione del manuale di conservazione; uso dei servizi di un conservatore. Questo garantisce che il processo di conservazione sia regolato in base a standard tecnici ed erogato da soggetti in possesso di adeguati requisiti di qualità, sicurezza, continuità operativa e organizzativa.
Cos’è la conservazione?
Oggi parliamo solo di “conservazione”, questo termine sostituisce precedenti formulazioni quali conservazione ottica o conservazione sostitutiva. Di fatto, si tratta di conservazione digitale, ma è la conservazione dei documenti informatici, ovvero ogni atto, fatto o dato che abbia rilievo giuridico e, quindi, valenza probatoria.
Ecco perché è fondamentale il rispetto delle norme.
Chi è il Responsabile della conservazione?
Il Responsabile della conservazione è una delle figure centrali di questo processo, obbligatorio dal gennaio 2022.
Il Responsabile della conservazione è colui che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Il ruolo può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica.
In piena autonomia e con piena responsabilità giuridica il Responsabile della conservazione coordina il processo di conservazione e ne garantisce, nel tempo, la corretta funzionalità. Risponde direttamente dei documenti, è la persona di riferimento in caso di controlli, deve definire i requisiti del sistema di conservazione, garantire che il processo sia sempre a norma di legge, monitorare la funzionalità del sistema di conservazione e così via.
Non va confuso col Responsabile del servizio di conservazione, che è il responsabile del servizio dell’azienda/outsourcer che offre il servizio di conservazione. Questi è in pratica il soggetto a cui il Responsabile della conservazione affida i documenti informatici per conservarli.
Chi può fare il Responsabile della conservazione
Punto cardine, ma anche controverso nelle aziende è chi possa svolgere tale incarico. A tal proposito le Linee guida forniscono indicazioni specifiche per le Pubbliche Amministrazioni.
Per i soggetti privati, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno dall’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Deve essere rigorosamente terzo rispetto al Conservatore (ovvero colui che materialmente conserva l’archivio) al fine di garantire l’indipendenza della funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.
I compiti del Responsabile
Molti commentatori considerano il responsabile una funzione cruciale, ma nonostante questo è ancora un ruolo molto sottovalutato dalle Aziende.
Il Responsabile è colui che deve essere in grado di costruire un sistema di conservazione dei documenti informatici/digitali rispettoso di tutte le norme vigenti e tale da far acquisire alla documentazione conservata la capacità probatoria che interessa a quella data organizzazione.
Nelle linee guida troviamo specificate in modo molto esauriente tutte le attività che un Responsabile deve compiere all’interno di una organizzazione.
Inoltre, le attività che la legge riserva al Responsabile possono essere, da questo, demandate e quindi delegate in tutto o in parte anche a un altro soggetto esterno, per esempio un conservatore professionale il quale sarà poi lui a svolgerle materialmente.
Naturalmente in tal caso nel Manuale di conservazione dovrà essere fatta menzione della delega, individuando le specifiche funzioni e competenze delegate.
Tuttavia, rimane in capo al Responsabile la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo in alcun modo delegabile, unitamente all’obbligo di svolgere le necessarie attività di verifica e controllo;
Infine, ma cruciale è la redazione del Manuale di Conservazione di cui alla lettera m) delle linee guida la cui redazione sarà sempre a carico del Responsabile della Conservazione.
Manuale della conservazione
Nelle Linee Guida AgID si precisa che:
“Il Manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”
In altri termini, se un’organizzazione è obbligata a detenere un archivio digitale a norma (ad esempio quello relativo alle fatture elettroniche di vendita e di acquisto) deve redigere il Manuale. L’assenza o il mancato aggiornamento dello stesso Manuale costituisce una violazione delle prescrizioni normative. Non solo, l’assenza del Manuale comporta l’applicazione di una sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000 (art.9, primo e secondo comma del D.lgs. 471/97).
Il contenuto
Il Manuale, tra le altre, deve descrivere il processo di conservazione, le procedure adottate per la produzione di duplicati, le procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema e delle verifiche sull’integrità degli archivi, le soluzioni in caso di anomalie, le normative vigenti, i tempi di conservazione ed quelli di scarto e, infine, la struttura organizzativa, precisando, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa.
Si tratta di un vero e proprio manuale di istruzioni su quello che è il processo di conservazione in ogni sua fase.
Naturalmente laddove il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore esterno, è possibile descrivere nel manuale anche le attività di conservazione affidate a tale soggetto anche rinviando al Manuale predisposto dal conservatore.
Di norma il conservatore fornisce un modello di Manuale nel quale ha già inserito le sezioni di sua specifica competenza, riguardanti le misure di sicurezza e le caratteristiche tecniche del servizio di conservazione offerto. Sarà il Responsabile a doversi preoccupare di integrare quel documento con gli aspetti dell’azienda titolare del documento digitale da conservare.
