Il diritto di accesso ai dati personali è uno degli strumenti più importanti per garantire trasparenza e controllo sulle informazioni raccolte dalle aziende sugli individui (clienti, fornitori, dipendenti, ecc.). Grazie a questo diritto, ogni interessato può sapere quali dati vengono trattati, per quali finalità e con chi vengono condivisi.
Tuttavia, esercitare tale diritto può risultare complesso: tempi di risposta, limiti e possibili eccezioni sollevano questioni giuridiche e pratiche di grande rilievo. Proprio per la sua rilevanza, questo aspetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è oggetto di particolare attenzione da parte delle Autorità di controllo europee e dell’European Data Protection Board (EDPB).
Nel 2024, il Coordinated Enforcement Action (CEA) ha condotto un’indagine in tutti gli Stati europei per valutare il rispetto del diritto di accesso da parte dei titolari del trattamento.
Indice
Chi ha condotto l’analisi?
Il Coordinated Enforcement Action (CEA) è un’iniziativa del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB), volta a garantire un’applicazione uniforme del GDPR all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE).
L’EDPB coordina la CEA, che coinvolge le Autorità di Protezione dei Dati (DPAs) nazionali dei paesi membri dell’UE e del SEE. L’obiettivo è fornire un quadro comune per le autorità di controllo nazionali e facilitare lo scambio di informazioni e best practice tra di esse.
Ogni anno, l’EDPB seleziona un tema specifico su cui condurre indagini coordinate. Le autorità nazionali, in parallelo, valutano la conformità dei titolari del trattamento tramite questionari, ispezioni e audit. I risultati vengono poi analizzati congiuntamente per individuare criticità, buone pratiche e aree di miglioramento.
Al termine dell’indagine, l’EDPB pubblica un rapporto congiunto e formula raccomandazioni per migliorare l’applicazione del GDPR. Le analisi condotte nell’ambito della CEA rappresentano un punto di riferimento essenziale per gli operatori del settore e per i titolari del trattamento. Ad esempio, nel 2023 l’indagine si era focalizzata sull’attività dei Data Protection Officer (DPO).
Diritto di accesso: cos’è?
Il diritto di accesso ai dati personali è uno dei diritti fondamentali sanciti dal Capo III del GDPR. La sua importanza è ribadita sia dall’articolo 15 del GDPR sia dall’articolo 8 della Carta dei Diritti Fondamentali dell’UE.
Grazie a questo diritto, un interessato può richiedere:
- La conferma che un titolare del trattamento stia elaborando dati personali che lo riguardano;
- Una copia di tali dati personali;
- Informazioni dettagliate sul trattamento, tra cui finalità, destinatari, durata, origine dei dati, esistenza di processi decisionali automatizzati (come la profilazione), garanzie per trasferimenti extra-UE, ecc.
Accedendo ai propri dati, gli interessati possono controllare la correttezza dei trattamenti, verificare la liceità delle operazioni svolte e comprendere eventuali conseguenze derivanti dall’uso dei loro dati personali.
Il diritto di accesso è approfondito nelle Linee Guida 1/2022 sui diritti degli interessati – Diritto di Accesso, la cui ultima versione è stata adottata nel 2024.
L’analisi condotta dalla CEA
Nel 2024, le Autorità di Protezione dei Dati in tutta Europa hanno avviato indagini coordinate per valutare il rispetto del diritto di accesso da parte dei titolari del trattamento. L’attività ha incluso ispezioni formali e accertamenti sui fatti.
In totale, hanno partecipato 1.185 titolari del trattamento, operanti in diversi settori, tra cui i più rappresentati sono stati sanità, finanza ed istruzione.
Risultati positivi
Nonostante le sfide, due terzi delle autorità di protezione dei dati hanno valutato il livello di conformità dei titolari del trattamento da “medio” a “elevato”.
Un fattore determinante è risultato essere il volume delle richieste di accesso ricevute e la dimensione dell’organizzazione. In particolare, le grandi aziende o quelle con un elevato numero di richieste tendono a dimostrare una maggiore conformità rispetto alle realtà più piccole con meno risorse.
Esempi di buone pratiche emerse:
- Moduli online intuitivi, che facilitano la presentazione delle richieste di accesso;
- Sistemi self-service, che permettono agli utenti di scaricare i propri dati con pochi clic, in qualsiasi momento.
Aree di miglioramento e principali sfide
L’analisi ha evidenziato la necessità di una maggiore sensibilizzazione sulle Linee Guida 01/2022 e sulla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’UE (CGUE).
Le linee guida forniscono indicazioni pratiche per i titolari del trattamento, aiutandoli a implementare correttamente il diritto di accesso e a comprenderne eccezioni e limitazioni.
Sono state individuate sette principali sfide per migliorare l’esercizio del diritto di accesso. Lo schema seguente riassume i principali elementi su cui i titolari del trattamento possono lavorare per rafforzare la conformità:
- Formazione interna sulle best practice per gestire le richieste di accesso;
- Miglioramento della trasparenza nella comunicazione con gli interessati;
- Semplificazione delle procedure di accesso ai dati;
- Utilizzo di strumenti digitali per rispondere in modo rapido ed efficace;
- Definizione di criteri chiari per la valutazione delle richieste;
- Gestione efficace delle eccezioni e delle limitazioni;
- Monitoraggio e audit periodici per garantire la conformità.
Di seguito maggiori dettagli sugli spunti di miglioramento per i titolari del trattamento.
Conclusione
Il diritto di accesso ai dati personali è un pilastro della protezione dei dati nell’UE, ma la sua applicazione pone ancora diverse sfide. L’analisi condotta dalla CEA nel 2024 evidenzia progressi significativi, ma anche la necessità di un ulteriore impegno per semplificare le procedure e migliorare la trasparenza.
Le raccomandazioni dell’EDPB e delle autorità nazionali saranno fondamentali per guidare i titolari del trattamento verso una gestione più efficiente e conforme del diritto di accesso, garantendo così un equilibrio tra tutela della privacy e facilità di esercizio dei diritti per gli interessati.
