Nel panorama aziendale contemporaneo, la protezione dei dati è diventata una priorità imprescindibile. In questo contesto, il DPO figura chiave nella protezione dei dati ha acquisito un’importanza sempre maggiore, fungendo da custode della privacy e garante della compliance normativa. Ma chi è realmente il DPO e quale ruolo svolge nelle organizzazioni? Questo articolo esplorerà le responsabilità, le competenze e le opportunità offerte da questa figura fondamentale, analizzando non solo gli obblighi legali, ma anche come un DPO competente possa contribuire all’innovazione e al successo a lungo termine dell’azienda. Scopriremo, inoltre, le sfide emergenti che il DPO deve affrontare in un contesto in continua evoluzione, caratterizzato dalla crescente digitalizzazione e dall’adozione di nuove tecnologie.
Indice
DPO in 60 secondi: chi è e perché è fondamentale
La figura del Data Protection Officer (DPO) è emersa nelle aziende italiane con l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Gli articoli da 37 a 39 definiscono i casi in cui la nomina del DPO è obbligatoria, nonché i requisiti e le competenze richieste. Dal 2018, le aziende sono passate dall’essere riluttanti a nominare un DPO a riconoscerne l’importanza strategica per guadagnare credibilità e migliorare la compliance e l’accountability. Proviamo a sintetizzare i punti salienti della funzione di DPO, partendo dalla normativa e analizzando le implicazioni e le opportunità per le operazioni aziendali.
Definizione e normativa di riferimento (GDPR, Art. 37-39)
Secondo l’articolo 37 del GDPR e le Linee Guida dell’EDPB WP 243, ci sono tre casi principali in cui la nomina di un DPO è obbligatoria:
- Autorità pubbliche o organismi pubblici: qualsiasi ente pubblico, tranne i tribunali nell’esercizio delle loro funzioni giurisdizionali, deve nominare un DPO.
- Attività principali che comportano il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala: rientrano in questa categoria le aziende che effettuano attività di sorveglianza su base regolare, come le piattaforme online che tracciano il comportamento degli utenti.
- Trattamento su larga scala di categorie particolari di dati: le aziende che trattano dati sensibili, come informazioni sulla salute, origini razziali o etniche, opinioni politiche e credenze religiose, su larga scala.
Le Linee Guida dell’EDPB forniscono ulteriori chiarimenti su cosa si intenda per “monitoraggio regolare e sistematico” e “trattamento su larga scala”, sottolineando che la valutazione deve considerare la natura, il contesto e le finalità del trattamento, nonché i rischi per i diritti e le libertà degli interessati.
Un caso interessante riguardante l’obbligo di nomina del DPO è rappresentato dal provvedimento del Garante Italiano nei confronti della società Poliambulatorio Radiologico “il Sorriso” S.r.l.. In tale provvedimento, il Garante risponde alla teoria del Poliambulatorio che sosteneva di non rientrare nell’obbligo di nomina del DPO per assenza della “larga scala”. Analizzando la posizione della Struttura Sanitaria, che offre servizi privati di prevenzione e diagnosi in vari settori della medicina, il Garante ha stabilito che, considerando il volume di dati sanitari trattati, la Società era obbligata a rispettare le normative relative alla figura del DPO.
Oltre la Compliance: il DPO come guida per l’innovazione
Al di là dei casi di obbligatorietà previsti dall’articolo 37, l’applicazione del GDPR ha dimostrato che investire in un DPO competente rappresenta un asset strategico per la governance dei dati e la protezione delle informazioni all’interno di un’azienda.
Un DPO ben preparato non solo garantisce la conformità al GDPR e ad altre normative sulla privacy, riducendo il rischio di sanzioni e danni reputazionali, ma svolge anche un ruolo cruciale nel promuovere una cultura della protezione dei dati all’interno dell’organizzazione.
Questo approccio proattivo non solo migliora la fiducia dei clienti e dei partner commerciali, ma può anche costituire un vantaggio competitivo. Un DPO esperto è in grado di identificare e gestire i rischi legati ai dati, ottimizzando i processi e migliorando l’efficienza operativa. Inoltre, la sua presenza può facilitare l’innovazione responsabile, assicurando che i nuovi progetti e le tecnologie siano sviluppati nel rispetto della privacy. In sintesi, un DPO competente non è solo un obbligo legale, ma un investimento strategico che contribuisce significativamente al successo a lungo termine dell’azienda.
Il Kit del DPO: competenze e soft skills
Il DPO deve possedere competenze e soft skills quasi da “supereroe”. Un documento interessante per individuare la persona giusta è il “Manuale RPD” elaborato nell’ambito del programma T4DATA. Secondo il documento, un DPO “ideale” dovrebbe possedere una combinazione di competenze tecniche e caratteriali, come illustrato nell’infografica.
Dalla nostra esperienza, possiamo confermare che, negli anni, per lavorare efficacemente con le aziende non sono bastate le sole competenze tecniche, ma è stata fondamentale anche la capacità di comprendere e comunicare con le Aziende. Diversamente, il DPO diventa autoreferenziale, risultando meno efficace anche per il principio di accountability.
[Sulle capacità del DPO, veda l’interessante sentenza del TAR Friuli]
Queste competenze, quindi, sia tecniche che caratteriali, sono fondamentali per un DPO efficace e in grado di svolgere il proprio ruolo in modo proattivo e competente.
Indipendenza e incompatibilità: quando il DPO non può esserlo
La normativa consente di designare come DPO un soggetto interno o esterno all’organizzazione; la scelta è responsabilità dell’Azienda, che deve verificare l’assenza di conflitti di interesse in entrambi i casi. In passato, abbiamo esaminato situazioni di conflitto di interessi segnalate da Garanti europei, e le indicazioni più utili si trovano nelle FAQ del Garante e nelle già citate Linee Guida WP243.
Sfatiamo un mito: non è detto che un DPO esterno sia necessariamente estraneo a conflitti di interessi.
Non, infatti, è la qualifica di “interno” o “esterno” a rilevare, ma la valutazione delle altre mansioni affidate rispetto al ruolo di Data Protection Officer. In altri termini, il DPO non dovrebbe ricoprire posizioni all’interno dell’organizzazione che lo portino a determinare le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali, poiché questo comprometterebbe la sua indipendenza.
I casi esaminati dai Garanti
- DPO e Legale rappresentate. Un caso recente è quello dello Studio Riabilitazione Creditizia, in cui il Garante ha contestato la scelta del Legale rappresentante come DPO. La nomina, pur non essendo obbligatoria, non è stata comunicata all’Autorità, contravvenendo all’art. 37, par. 7 del Regolamento. Il Garante ha sottolineato che la designazione di un DPO su base volontaria deve rispettare gli stessi requisiti di una designazione obbligatoria. Il ruolo di RPD è incompatibile con quello di rappresentante legale, poiché chi determina le finalità e i mezzi dei trattamenti non può garantire l’indipendenza necessaria per sorvegliare l’osservanza delle normative sulla protezione dei dati. Tale incompatibilità sarebbe stata rilevata al momento della comunicazione all’Autorità. [Si veda anche un analogo caso del Garante Tedesco].
- DPO e direttore dei dipartimenti di revisione interna, gestione dei rischi e conformità. Aprile 2020 l’Autorità belga per la protezione dei dati ha sanzionato il Titolare perché il DPO era anche responsabile della compliance, della gestione del rischio e dell’audit interno.
- DPO e Direttore Amministrativo di un fornitore di servizi. Il Garante Italiano ha individuato un conflitto di interesse nel DPO che riveste anche il ruolo di Direttore Amministrativo di una società che fornisce servizi di supporto informatico, assistenza e consulenza, sviluppo e manutenzione software, sviluppo nuovi servizi applicativi, costituzione, gestione, manutenzione delle banche dati e attività di amministrazione dei sistemi informativi, nominata responsabile ai sensi dell’art. 28.
- DPO e incaricato della difesa in giudizio del Titolare. Anche il DPO esterno all’azienda può trovarsi in condizione di conflitto di interessi, è il caso esaminato dal Garante in cui il DPO era stato nominato anche legale del Titolare del trattamento in un contezioso riguardante il sistema di videosorveglianza. Secondo il Garante il DPO non poteva svolgere pienamente la sua funzione senza pregiudicare la sua posizione processuale e gli interessi del Titolare.
Cosa fa il DPO?
Il DPO è una figura chiave nella gestione della protezione dei dati all’interno di un’organizzazione.
I compiti del DPO sono descritti all’articolo 39 del GDPR e in base a questo articolo, il DPO deve informare e consigliare il titolare del trattamento e i dipendenti riguardo agli obblighi derivanti dalla normativa sulla protezione dei dati, oltre a monitorare la compliance e fornire consulenza sui temi relativi al trattamento dati. Le Linee Guida WP 243 dell’EDPB chiariscono che il DPO deve anche fungere da punto di contatto per gli interessati e le autorità di controllo, garantendo una comunicazione efficace e tempestiva in caso di richieste o segnalazioni. Inoltre, un DPO efficace deve essere in grado di redigere rapporti periodici sulla conformità e sulle attività di trattamento, fornendo un supporto strategico nella creazione di una cultura della protezione dei dati all’interno dell’azienda.
Le attività del DPO, figura chiave per la protezione dei dati
-
Consulenza e formazione.
Il DPO è tenuto a informare e consigliare il titolare del trattamento e i dipendenti riguardo ai loro obblighi legali. Questo include la formazione del personale sui principi fondamentali della protezione dei dati, le tecniche di gestione della privacy e le procedure interne per garantire la compliance.
-
Monitoraggio della compliance.
Il DPO deve monitorare l’osservanza del GDPR all’interno dell’organizzazione, valutando le pratiche di trattamento e assicurandosi che siano adottate misure adeguate per proteggere i dati personali. Ciò implica l’analisi delle procedure interne e la verifica che vengano effettuate le necessarie valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), come indicato nell’articolo 35 del GDPR.
-
Punto di contatto.
Il DPO funge da punto di contatto tra l’organizzazione e le autorità di controllo, nonché tra l’organizzazione e gli interessati. Questo ruolo è cruciale per garantire che le domande e le richieste relative ai dati personali vengano gestite in modo tempestivo ed efficace. Le Linee Guida WP 243 evidenziano l’importanza di una comunicazione chiara e aperta con tutte le parti coinvolte.
-
Gestione delle violazioni dei dati.
In caso di violazione dei dati, il DPO è responsabile di gestire la situazione seguendo le procedure di notifica stabilite.
-
Analisi e reportistica.
Il DPO deve redigere report periodici sulla conformità e sulle attività di trattamento, fornendo raccomandazioni strategiche per migliorare le pratiche di gestione dei dati. Questa attività di reportistica non solo aiuta a mantenere un elevato standard di compliance, ma contribuisce anche a creare una cultura della protezione dei dati all’interno dell’organizzazione.
-
Identificazione dei rischi.
Un DPO efficace deve essere proattivo nell’identificare e valutare i rischi associati al trattamento dei dati personali. Questo significa che deve essere in grado di anticipare potenziali problemi e suggerire misure preventive per mitigare i rischi.
-
Collaborazione con altre funzioni aziendali.
Infine, il DPO lavora a stretto contatto con altre funzioni aziendali, come IT, legale e risorse umane, per garantire che la protezione dei dati sia integrata in tutte le attività aziendali. Questa collaborazione è essenziale per allineare gli obiettivi di protezione dei dati con le strategie aziendali complessive.
In sintesi, il DPO non è solo un consulente, ma un attore chiave nella creazione di un ambiente di lavoro responsabile e conforme alle normative sulla protezione dei dati. La sua attività non solo garantisce la compliance, ma contribuisce anche a costruire la fiducia tra l’organizzazione e i suoi clienti, creando un valore aggiunto per l’intera azienda. In altri termini il DPO è una figura chiave nella protezione dei dati.
[Sui compiti del DPO vedi L’attività del DPO raccontata da un DPO]
Il futuro del DPO: nuove sfide e trend emergenti
Il ruolo del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) sta evolvendo in risposta a un contesto normativo e tecnologico in rapido cambiamento. Le sfide emergenti, come l’adozione massiva dell’intelligenza artificiale e delle tecnologie di analisi dei dati, richiedono al DPO di navigare in scenari complessi che implicano la gestione di dati personali su larga scala e la valutazione dei rischi associati. Inoltre, la crescente attenzione pubblica alla privacy spinge le organizzazioni a investire in pratiche di protezione dei dati più robuste, rendendo il DPO una figura chiave nella protezione dei dati e strategica nel garantire la compliance normativa e nel costruire la fiducia con gli utenti.
In questo contesto, il DPO dovrà sviluppare competenze multidisciplinari, spaziando dal diritto alla tecnologia, per affrontare questioni quali la trasparenza algoritmica e l’uso etico dei dati. Inoltre, la necessità di collaborare con altre funzioni aziendali, come il marketing e l’IT, per implementare soluzioni di privacy by design diventa sempre più cruciale. Con l’evoluzione delle normative e la crescente varietà di dati trattati, il futuro del DPO sarà caratterizzato da un ruolo proattivo, dove non solo si garantisce la conformità, ma si contribuisce attivamente alla definizione delle strategie aziendali in un panorama digitale sempre più complesso.
