Le comunicazioni quotidiane aziendali, come e-mail, messaggi WhatsApp o telefonate, vengono spesso utilizzate per confermare ordini, discutere modifiche o gestire imprevisti. Di conseguenza, questi contenuti digitali assumono un valore fondamentale in caso di controversie legali o commerciali come prova.
Indice
Messaggi, screenshot, e-mail e registrazioni: non basta averli, bisogna saperli conservare
Nella vita quotidiana di un’impresa, molte decisioni importanti passano da una chat, da un’e-mail o da una telefonata. Un ordine viene confermato su WhatsApp, una modifica contrattuale viene discussa via e-mail, un fornitore ammette un ritardo in un messaggio, un cliente contesta una consegna con un audio.
Quando nasce una controversia, quei contenuti possono diventare molto importanti. Ma non basta dire: “Ho lo screenshot” oppure “La mail è nella mia casella”. La domanda decisiva è un’altra: come posso dimostrare che quel contenuto proviene davvero da quella persona, che è completo e che non è stato modificato?
Il diritto italiano ammette le riproduzioni fotografiche, informatiche e le registrazioni fonografiche come prova dei fatti rappresentati, salvo contestazione della loro conformità. È il principio previsto dall’art. 2712 del codice civile.
Per le imprese, quindi, la gestione della prova digitale dovrebbe iniziare molto prima della causa. La prova si costruisce nel momento in cui il dato viene ricevuto, conservato e organizzato.
Una schermata non è la conversazione
Lo screenshot è utile perché rende immediatamente leggibile un messaggio. Tuttavia, è una fotografia di ciò che appare sullo schermo in un determinato momento. Da solo, può non chiarire chi abbia inviato il messaggio, se la conversazione sia completa, se vi siano stati messaggi precedenti o successivi e se il contenuto sia stato ritagliato o modificato.
Questo non significa che lo screenshot sia inutilizzabile. Significa che dovrebbe essere accompagnato dal contesto necessario per renderlo comprensibile e verificabile.
Quando si conserva una chat aziendale, è opportuno mantenere:
- il dispositivo sul quale la conversazione è presente;
- il numero di telefono, l’account o l’identificativo dell’interlocutore;
- date e orari dei messaggi;
- la sequenza completa della conversazione;
- eventuali messaggi vocali, immagini, documenti, reazioni o allegati;
- le conversazioni precedenti e successive che aiutano a comprendere il significato del messaggio;
- i documenti esterni collegati, come ordini, fatture, contratti e prove di consegna.
La regola più prudente è semplice: non conservare soltanto la parte favorevole della conversazione. Una chat selezionata e priva del suo contesto può essere più facile da contestare e più difficile da interpretare.
Messaggi WhatsApp e SMS: come preservarli
Per i messaggi inviati tramite applicazioni di messaggistica, è preferibile conservare una copia della conversazione direttamente dall’applicazione, quando la funzione è disponibile, oltre agli screenshot delle parti più rilevanti.
Gli screenshot possono essere utilizzati per illustrare rapidamente il contenuto, ma l’esportazione della chat e la disponibilità del dispositivo originario offrono maggiori possibilità di verifica. È inoltre utile annotare quando è stata effettuata l’estrazione, da quale dispositivo e da quale account.
Se il telefono deve essere sostituito, riparato o riconsegnato, prima di procedere è opportuno effettuare una copia ordinata dei dati e conservarla in modo sicuro. Quando la controversia è già prevedibile, è prudente evitare cancellazioni, reinstallazioni o operazioni che possano modificare la memoria del dispositivo.
E-mail ordinaria: conservare il messaggio originale
La stampa di un’e-mail o il suo salvataggio in PDF rendono il contenuto più facile da leggere, ma possono eliminare informazioni tecniche utili. Per questo è consigliabile conservare anche il messaggio nel formato originale, insieme agli allegati e alle informazioni tecniche disponibili.
In particolare, l’impresa dovrebbe conservare:
- il messaggio originale, non soltanto la stampa o lo screenshot;
- gli indirizzi completi del mittente e dei destinatari;
- la data e l’ora di invio e ricezione;
- gli allegati nel formato originario;
- eventuali risposte e messaggi collegati;
- gli elementi tecnici della comunicazione, come gli header completi, quando disponibili.
Una schermata della casella di posta dimostra che un messaggio appare presente in quella casella, ma non sempre consente di verificare in modo completo l’invio, la ricezione e l’integrità del contenuto.
Anche il destinatario dovrebbe organizzare correttamente la propria posta elettronica. Un messaggio importante non dovrebbe rimanere soltanto nella casella individuale di un dipendente: è preferibile inserirlo in un archivio aziendale con accessi controllati e procedure di backup.
PEC: conservare ricevute e allegati
La PEC è particolarmente utile quando occorre dimostrare che una comunicazione è stata inviata e consegnata in una determinata data. La trasmissione effettuata tramite PEC consente di rendere opponibili ai terzi la data e l’ora di invio e ricezione, secondo quanto previsto dall’art. 48 del Codice dell’amministrazione digitale.
Per ottenere questo risultato, non è sufficiente conservare una stampa del testo della PEC.
Occorre mantenere insieme:
- il messaggio PEC originale;
- la ricevuta di accettazione;
- la ricevuta di avvenuta consegna;
- gli allegati inviati;
- eventuali ricevute di errore o mancata consegna;
- le buste e i file tecnici disponibili.
Gli allegati devono essere conservati esattamente come sono stati inviati. Non è consigliabile aprirli, modificarli, rinominarli o sostituirli con una nuova versione senza conservare anche l’originale.
La PEC prova soprattutto il percorso della comunicazione: invio, consegna, data e integrità durante la trasmissione. Non dimostra automaticamente che il contenuto dell’allegato sia vero o che la persona fisica che ha utilizzato la casella sia l’autore materiale del documento. Per questo è importante collegare la PEC al contratto, all’ordine, alla fattura o agli altri elementi della vicenda.
Registrazioni audio: utili, ma da trattare con cautela
Una registrazione audio può essere importante quando documenta una richiesta, un’ammissione, una contestazione o un accordo. Il file dovrebbe essere conservato nella sua versione originale, evitando conversioni, tagli o montaggi.
È utile mantenere anche una copia di lavoro separata dall’originale e predisporre una trascrizione completa, con l’indicazione dei minuti e dei secondi. La trascrizione aiuta a leggere e citare il contenuto, ma non sostituisce il file audio.
Dovrebbero essere annotati, per quanto possibile:
- chi ha effettuato la registrazione;
- data, ora e luogo;
- partecipanti alla conversazione;
- dispositivo utilizzato;
- modalità con cui il file è stato trasferito e conservato;
- eventuali elementi utili a identificare le voci.
Occorre poi distinguere la conservazione della registrazione dalla liceità della sua acquisizione e del suo utilizzo. Registrare una conversazione alla quale si partecipa è una situazione diversa dal registrare comunicazioni tra altre persone. Ancora più delicata è la diffusione del file a soggetti estranei alla controversia.
Quando sono coinvolti dipendenti, clienti o fornitori, possono inoltre entrare in gioco privacy, riservatezza e disciplina dei controlli sul lavoro. Le informazioni raccolte nell’ambito del rapporto di lavoro devono essere gestite nel rispetto dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori e dei principi di liceità, correttezza, minimizzazione e sicurezza previsti dall’art. 5 del Regolamento UE 2016/679.
Autenticità, integrità e completezza: le tre domande essenziali
Quando un documento digitale viene contestato, normalmente il problema riguarda una o più di queste domande:
Autenticità: il messaggio proviene davvero dalla persona o dall’account al quale viene attribuito?
Integrità: il contenuto è rimasto identico da quando è stato creato o ricevuto?
Completezza: il documento prodotto rappresenta tutta la conversazione o soltanto una parte selezionata?
Per rispondere, è utile conservare il file originale, il dispositivo o l’account di provenienza, le informazioni tecniche, il contesto della comunicazione e i documenti collegati.
Il valore probatorio di un documento informatico dipende anche dalle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. L’art. 20 del Codice dell’amministrazione digitale prevede che, quando tali garanzie non derivano da una firma elettronica qualificata o da un processo certificato, il valore del documento sia valutato in concreto.
In altre parole, non tutti i documenti digitali hanno lo stesso peso. Una PEC con ricevuta di consegna, una e-mail ordinaria, uno screenshot e un file audio originale possono essere tutti rilevanti, ma richiedono modalità diverse di conservazione e di verifica.
Come organizzare la conservazione in azienda
La conservazione della prova digitale non dovrebbe dipendere dalla memoria o dalla casella personale del singolo dipendente. È preferibile adottare una procedura interna semplice e ripetibile.
Quando arriva una comunicazione potenzialmente importante, si può:
- conservare il file originale senza modificarlo;
- creare una copia di lavoro per la consultazione quotidiana;
- registrare data, ora, provenienza e persona che ha effettuato il salvataggio;
- mantenere separati gli originali dalle copie annotate o convertite;
- effettuare un backup su un supporto distinto e adeguatamente protetto;
- limitare gli accessi alle persone che ne hanno effettiva necessità;
- conservare il contesto e i documenti collegati;
- evitare cancellazioni o sovrascritture quando esiste il rischio di una controversia.
Per documenti particolarmente importanti può essere utile calcolare l’impronta hash del file e associare una marca temporale o utilizzare un servizio di conservazione qualificato. L’hash non dimostra da solo chi abbia creato il documento né che il contenuto sia vero, ma consente di verificare se il file conservato sia rimasto identico nel tempo.
La conservazione digitale deve inoltre rispettare le regole sulla protezione dei dati personali. Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che gli obblighi di conservazione ed esibizione possono essere soddisfatti mediante documenti informatici quando le procedure sono conformi alle regole applicabili: art. 20, comma 5-bis, del Codice dell’amministrazione digitale.
Quando serve un informatico forense
Non ogni screenshot richiede una perizia tecnica. Tuttavia, è opportuno valutare l’intervento di un informatico forense quando il valore della controversia è significativo, la controparte contesta già l’autenticità o l’integrità dei dati, oppure sono coinvolti messaggi cancellati, dispositivi aziendali, registrazioni audio o informazioni che potrebbero essere alterate con facilità.
L’attività tecnica può servire a estrarre i dati dal dispositivo senza modificarli, documentare la procedura seguita, ricostruire la cronologia, verificare la presenza di cancellazioni o confrontare l’impronta dei file.
È importante, però, intervenire con metodo. Accendere, utilizzare o manipolare un dispositivo può modificare alcuni dati. Quando la controversia è seria, prima di procedere è consigliabile valutare con il legale e con il tecnico la modalità meno invasiva di acquisizione.
Una checklist per l’impresa
Prima di affidare una prova digitale al proprio legale, è utile verificare:
- ho conservato l’originale?
- posso indicare da quale dispositivo, account o casella proviene?
- sono visibili mittente, destinatario, data e ora?
- ho conservato la conversazione completa?
- ci sono allegati, vocali, immagini o messaggi collegati?
- per una PEC, ho conservato accettazione e consegna?
- posso dimostrare che il file non è stato modificato?
- esistono documenti esterni che confermano il contenuto?
- ho annotato chi ha estratto e salvato il documento?
- sono stati rispettati riservatezza e protezione dei dati personali?
Conclusione
Per un’impresa, la prova digitale non è soltanto un documento da stampare quando nasce una causa. È un patrimonio informativo che deve essere gestito con ordine nel momento in cui si forma.
Uno screenshot può essere il punto di partenza, ma raramente dovrebbe essere l’unico elemento conservato. Un’e-mail è più utile se resta disponibile nel formato originale. Una PEC deve essere accompagnata dalle ricevute. Una registrazione audio deve essere mantenuta integra e collegata a una descrizione precisa delle circostanze in cui è stata effettuata.
La regola pratica è: conservare prima, selezionare dopo. Mantenere il file originale, documentarne la provenienza, proteggerlo da modifiche, conservare il contesto e limitare gli accessi sono accorgimenti semplici che possono fare una differenza concreta quando sarà necessario dimostrare che quel contenuto è autentico, integro e completo.
