Nel mese di aprile l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha pubblicato una nota n. 2572/2023, in cui fornisce indicazioni in merito al rilascio dei provvedimenti autorizzativi all’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo dei lavoratori, ai sensi dell’articolo 4, comma 1, della Legge n. 300/1970.
Da sempre l’installazione di un impianto di videosorveglianza in azienda deve avvenire nel rispetto sia di quanto previsto dalla Legge 300/1970, sia della normativa privacy. Non sempre però le aziende rispettano le prescrizioni della normativa, come accertato anche recentemente dal Garante sanzionando per ben € 50.000 un impianto di una importante catena di abbigliamento (Provvedimento del 2 marzo 2023 [9880398]).
Ripartiamo allora dall’ultima nota dell’INL e vediamo quali sono gli adempimenti da rispettare, per non incorrere in spiacevoli sanzioni.
Indice
Accordo sindacale o Autorizzazione all’ Ispettorato del lavoro?
L’Ispettorato ribadisce che, posto il divieto assoluto del controllo intenzionale a distanza dei lavoratori, l’installazione di un impianto audiovisivo o di altri strumenti deve prioritariamente essere preceduta dall’accordo collettivo con le RSA e/o RSU presenti.
In altri termini, l’accordo con le rappresentanze sindacali aziendali costituisce il percorso prioritario, mentre la procedura autorizzatoria presso l’Ispettorato risulta solo eventuale e successiva al mancato accordo.
Le istanze presentate alle strutture territoriali per poter essere prese in considerazione dovranno, quindi, contenere la dichiarazione di assenza delle RSA/RSU o la documentazione comprovante il mancato accordo.
L’assenza dell’accordo tra il datore di lavoro e le rappresentanze sindacali aziendali o del successivo provvedimento autorizzativo inoltre non può essere sostituita dall’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori (si veda da ultimo Sentenza Cass. Pen, Sez III n. 1733 del 17.01.2020, ribadito dal Garante Privacy nel caso doc. web n. 9719768 e commentato nell’articolo Rapporti di lavoro: 7 lessons learned da non perdere).
Se un’azienda ha più sedi o più impianti?
Le imprese con più unità produttive se ubicate nell’ambito di competenza della medesima sede territoriale del INL potranno presentare una sola istanza di autorizzazione. Successivamente, previa verifica delle condizioni formali e sostanziali previste, l’INL emanerà un unico provvedimento valido per tutte le unità produttive interessate dalla medesima istanza.
Qualora un’azienda sia già in possesso di un provvedimento autorizzativo ed abbia intenzione di installare lo stesso sistema in una diversa unità produttiva, potrà presentare istanza di integrazione, nel rispetto della procedura sopra richiamata, purché l’impianto da autorizzare presenti gli stessi presupposti legittimanti e modalità di funzionamento di quello già autorizzato.
Quali accorgimenti adottare per i sistemi di geolocalizzazione?
Con particolare riguardo ai sistemi di geo localizzazione, l’INL sottolinea la necessità di contemperare le finalità di sicurezza del lavoro, della tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva, con la tutela dei diritti e delle libertà dei lavoratori, anche alla luce della normativa in materia di trattamento dei dati personali.
Infatti, i suddetti sistemi consentono la raccolta e l’elaborazione di dati di varia natura in modo tale da permettere una verifica continua e puntuale, anche a posteriori, della localizzazione dei mezzi (o comunque dei dispositivi) e del loro tracciamento e, quindi, direttamente o indirettamente, anche del lavoratore che li utilizza.
Tali sistemi per fornire idonee garanzie nel trattamento devono:
- consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo se strettamente necessario rispetto alle legittime finalità perseguite;
- consentire la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro così da escludere il monitoraggio continuo del lavoratore;
- trattare i dati mediante pseudonimizzazione , escludendo dati direttamente identificativi agli interessati (es. il codice dispositivo o del veicolo assegnato);
- prevedere la memorizzazione dei dati solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.
Le stesse garanzie – precisa l’Ispettorato – trovano applicazione anche in presenza di specifiche disposizioni normative che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza come, ad esempio, nelle strutture scolastiche o socioassistenziali e nelle sale scommesse. Secondo l’INL, infatti, le garanzie dell’articolo 4 e la disciplina in materia di trattamento dei dati personali non possono subire limitazioni, neppure se l’adozione di sistemi di videosorveglianza è imposta da normative di settore.
Come presento l’istanza per l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro?
Abbiamo visto che c’è un favor da parte dell’INL alla sottoscrizione dell’accordo sindacale rispetto all’autorizzazione da richiedere alla sede territorialmente competente. Tuttavia, qualora venga presentata l’istanza, ecco alcuni consigli pratici.
- Presentare la richiesta PRIMA dell’installazione dell’impianto. La richiesta tardiva è un illecito, se viene omesso questo passaggio, il nostro consiglio è sempre quello di presentare la domanda per sopperire alla carenza.
- Sul sito dell’INL trovate le istruzioni e la modulistica sempre aggiornata. Scaricate il modulo direttamente da lì, in modo da garantirvi di utilizzare quello corretto.
- Qualche accorgimento per la compilazione dell’istanza.
Il motivo per cui si intende installare il sistema di videosorveglianza deve essere necessariamente uno di quelli previsti dall’articolo 4, quindi: esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o relative alla tutela del patrimonio aziendale.
Specificare il motivo per il quale non è stato fatto l’Accordo, se per via dell’assenza di rappresentanze sindacali in azienda o il suo mancato raggiungimento. Lo ripetiamo ancora una volta: se le Rappresentanze sindacali sono presenti, per prima cosa occorrerà esperire il tentativo di accordo e solo in “subordine” presentare la richiesta all’Ispettorato. Nel caso in cui le rappresentanze non sono presenti, si potrà procedere subito all’istanza.
- Oltre al modulo va allegata una relazione, sottoscritta dal legale rappresentante, il cui contenuto viene dettagliato nel modulo dell’INL.
Si raccomanda di specificare le modalità di funzionamento del sistema, nonché quelle di conservazione e gestione dei dati raccolti. In particolare, vanno dettagliate: le caratteristiche tecniche delle componenti interne ed esterne, le modalità di funzionamento del dispositivo di registrazione, il numero di monitor di visualizzazione e il loro posizionamento, la fascia oraria di attivazione dell’impianto; i tempi di conservazione delle immagini ed eventuali motivazioni di estensione dei tempi oltre le 24/48 ore.
Per la redazione della Relazione si consiglia di chiedere alla società o al tecnico installatore dell’impianto il dovuto supporto ed è sempre meglio allegare anche le schede tecniche dei prodotti.
L’inserimento della planimetria, per quanto non rappresenti in sé un errore, è stato ritenuto non fondamentale come si legge nella Circolare n. 5/2018 dell’Ispettorato nazionale del lavoro.
… infine, da non dimenticare, gli adempimenti GDPR
Come detto: nell’installazione di un impianto di videosorveglianza, gli aspetti sindacali vanno coordinati e applicati in sintonia con gli aspetti privacy. In particolare, si ricorda che gli adempimenti per il rispetto del GDPR sono stati dettagliati e illustrati nelle Linee guida 3/2019.
Rinviando ad altri nostri approfondimenti analizziamo il dettaglio degli adempimenti, si ricorda che utilizzando come base giuridica il legittimo interesse è necessario redigere la così detta LIA – Legitimate Interest Assessment documento fondamentale anche per valutare il rischio rispetto al trattamento dei dati.
Anche di videosorveglianza sui luoghi di lavoro parleremo al Corso di aggiornamento GDPR per aziende e studi professionali – edizione 2023 il prossimo 9 giugno.
