Non smetteremo mai di dirlo ai nostri clienti: le istanze di accesso ai dati degli interessati vanno prese sul serio e tempestivamente.
Non lo potrà certo scordare il titolare del trattamento di un recente Provvedimento del Garante a cui è stata inflitto una sanzione di ben 20.000,00 euro. Vediamo cosa è successo.
Indice
Il Caso sanzionato
Un ex dipendente, a distanza di diversi anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, chiede all’ex-Datore di avere accesso ai dati personali che lo riguardano con particolare riferimento a quelli relativi ad un procedimento disciplinare di cui era stato parte. Il datore di lavoro inviava, in risposta alla dipendente, informazioni poco comprensibili, incomplete e che non riguardavano il procedimento disciplinare richiesto dall’interessato.
Insoddisfatta delle risposte, il dipendente/ interessato fa un reclamo al Garante.
Il Giudizio del Garante.
Nel provvedimento del Garante sono due gli elementi argomentativi maggiormente interessanti e da cui si possono trarre importanti insegnamenti.
Il primo riguarda la difesa del Datore di Lavoro relativa all’assenza di un “motivo” per la richiesta fatta dall’interessati. Il Garante ha ribadito che l’esercizio del diritto di accesso non richiede l’indicazione dei motivi che lo sostengono e al titolare non è riconosciuta la possibilità di richiederli (Linee guida EBDP sul diritto di accesso).
Pertanto, il riscontro alla richiesta non poteva e non doveva essere subordinato al perseguimento di particolari obiettivi o interessi da parte dell’interessato.
Per il Garante, inoltre, è ingiustificato il comportamento del Datore di lavoro che, omettendo la consegna della documentazione, ha segnalato il difetto di interesse all’accesso sia perché il rapporto di lavoro era cessato da diverso tempo sia perché la sanzione disciplinare emessa non era più impugnabile.
Sulle richieste di accesso vedi anche: Gestire le richieste di accesso ai dati personali: problemi pratici e come risolverli
Il secondo riguarda il formato con cui sono stati trasmessi i dati all’interessato.
Il Garante, riprendendo anche le Linee Guida EBDP sul diritto di accesso, ha affermato che il diritto di accesso deve essere garantito in maniera completa e soddisfacente. Il formato dovrà essere deciso caso per caso ma, qualunque esso sia, una soluzione che difficilmente potrà essere contestata è l’invio della copia dei documenti o nella estrazione completa dei dati.
