Per la progressiva riapertura delle attività volta a fare ripartire l’intero tessuto aziendale nazionale, anche in attuazione dei protocolli aziendali di cui al 14 marzo e di cui al 24 aprile 2020, resta consigliabile procedere in modalità smart-working e “a distanza” nell’esercizio di operazioni che, se effettuate in presenza, potrebbero essere causa di stretto contatto tra i partecipanti.
Nel dettaglio, il tema della partecipazione alle assemblee societarie per esercitare il proprio diritto di voto e per completare tutte le operazioni che richiedono la convocazione della stessa, ivi incluse quelle di approvazione del bilancio, è un punto su cui potrebbe essere necessario soffermarsi.
Infatti si dovrebbe potere contemperare l’esigenza della presenza fisica dei partecipanti, le corrette modalità di esercizio del voto a distanza, la tutela della riservatezza del voto espresso, nonché la messa in atto di tutte le misure informatiche, tecniche ed organizzative adeguate perché tutto ciò avvenga in sicurezza.
Fatta questa premessa è necessario richiamare le disposizioni normative emanate in occasione della presente emergenza sanitaria che consentono di effettuare ciò.
L’art. 106 del decreto-legge n. 18 del 17 marzo 2020, c.d. decreto Cura Italia, amplia i termini ordinari per lo svolgimento annuale dell’assemblea e consente il ricorso generalizzato a quegli strumenti – quali il voto per corrispondenza, il voto elettronico, la partecipazione in assemblea con mezzi di telecomunicazione, il rappresentante designato – che permettono l’intervento in assemblea e l’espressione del diritto di voto senza la necessaria presenza fisica dei soci in un unico luogo (rispetto al tema, in modo conforme, si è espresso anche il Notariato di Milano con massima n. 187 dell’11 marzo 2020).
In questo senso, quindi, il decreto autorizza le società a compiere le scelte ritenute più opportune – anche in deroga a diverse disposizioni statutarie e alla legge – per consentire il regolare svolgimento delle assemblee e assicurare al contempo la necessaria tutela della salute pubblica.
Per quanto riguarda i soggetti giuridici a cui il predetto art. 106 possa dirsi applicabile, rientrano le societa’ per azioni, in accomandita per azioni, a responsabilita’ limitata, le cooperative e le mutue assicuratrici, le societa’ ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle societa’ con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante.
Il testo del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18 coordinato con la legge di conversione 24 aprile 2020, n. 27 ha poi esteso le Norme in materia di svolgimento delle assemblee di societa’ anche agli enti, alle associazioni e alle fondazioni diverse dagli enti di cui all’articolo 104, comma 1, del codice di cui al decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117 (8 bis).
Preme rilevare che il diritto di intervento e il diritto di voto danno vita a due diverse attività che sono indipendenti fra loro sia dal punto di vista concettuale, sia dal punto di vista pratico: è possibile intervenire in assemblea senza votare (cioè astenendosi), così come è possibile votare senza intervenire in assemblea (e lo conferma la normativa sul voto per corrispondenza).
In ogni caso, l’art. 2370 c.c. prevede che il voto, se consentito dallo statuto, possa esprimersi o per corrispondenza o in via elettronica.
Il predetto art. 106, quindi, estende l’espressione del diritto di voto senza la necessaria presenza fisica dei partecipanti a tutti i soggetti giuridici indicati anche se la modalità “a distanza” non venga espressamente contemplata dallo statuto regolatore della società/ente/associazione.
Per quanto riguarda la concreta modalità di effettuazione del diritto di voto a distanza non è possibile prescindere da alcuni accorgimenti da attuare a tutela della privacy del votante, della segretezza dello stesso e della verifica dell’effettiva identità di chi partecipa all’assemblea.
Di seguito alcuni suggerimenti:
● Per l’accesso alla videoconferenza dell’assemblea: il partecipante dovrà potersi autenticare inserendo le proprie credenziali e la propria password personale per poi potere accedere direttamente alla pagina dalla quale sarà possibile proseguire con la videoconferenza.
● Per l’accesso alla sessione di voto: potrebbe essere inviato un sms con il numero di seggio virtuale che servirà per accedere.
● Per l’effettuazione dei controlli di sicurezza dovrebbe essere garantita la riservatezza dell’intero processo:
– o inviando via SMS il numero di seggio virtuale a cui fare accedere il votante;
– o, ad accesso effettuato, verificando l’identità del votante con la richiesta, ad esempio, del codice fiscale ed, eventualmente, del numero di telefono che saranno quelli precedentemente rilasciati dal votante;
– a seguito della predetta operazione potrebbe poi essere generato un codice univoco che sarà inviato via SMS sul telefono cellulare del votante;
– infine, ricevuto tale codice denominato OTP, questo potrà essere digitato affinchè il sistema possa consentire l’accesso al seggio virtuale.
● Espressione del voto: superato questo ultimo controllo, si potrà accedere alla schermata con la scheda elettorale che riporterà le opzioni di voto, oltre alle possibili opzioni di scheda bianca.
Poiché l’operazione di voto implicherà necessariamente il trattamento di dati personali, dovranno essere attuati i necessari adempimenti privacy secondo quanto prescritto dal GDPR (Regolamento Generale per la Protezione dei dati).
Dovrà predisporsi un’informativa ex art. 13 GDPR per gli interessati: la base giuridica dovrebbe rintracciarsi nel contratto societario mentre i tempi di conservazione dei dati dovranno limitarsi all’effettuazione delle operazioni di voto, fatti poi salvi i risultati derivanti dalla conclusione dell’assemblea da conservarsi per il tempo previsto dalla legge.
Infine, qualora il programma per la gestione della votazione dovesse essere predisposto da un fornitore, sarà necessario nominare lo stesso in qualità di responsabile esterno ex art. 28 GDPR.
Ovviamente, i suggerimenti di cui sopra possono costituire una prima base da cui partire e dovranno essere integrati sulla base delle concrete esigenze del caso e adattati alle modalità di esercizio del voto a distanza nell’assemblea.
